| | GICA-Justicia incorpora celeridad en procesos judiciales
NORMA DE CALIDAD AGILIZA TRABAJO DE SALA SEGUNDA
· Expedientes ahora solo tardan 4,3 meses en Tribunal de Casación.
· Circulante disminuyó un 64% en tan solo 7 meses y medio de aplicar normas de calidad.
En tan solo siete meses y medio de trabajar como un despacho con acreditación de calidad, la Sala Segunda mostró no solo la reducción de su circulante, sino una evidente disminución en el tiempo de que dura la tramitación de los expedientes, cifras récord si se comparan los datos de los últimos cinco años.
La clave de este exitoso trabajo: el compromiso de implementar, mejorar y darle permanencia a las normas de calidad en la gestión que desarrolla la Sala Segunda.
Desde que la Sala Segunda de la Corte Suprema de Justicia, recibió la acreditación de calidad con la Norma GICA-2010, a hoy las primeras mediciones sobre la implementación del Sistema de Gestión de Calidad reflejan su impacto.
El magistrado Vega Robert, indicó que el trabajo apenas inicia, pues falta la creación de la Norma General de Gobierno Judicial, así como las normas GICA de Organización del Ministerio Público, de Organización de la Defensa Pública, de Organización de las Oficinas Administrativas, de los Tribunales Constitucionales y de la Policía Judicial.
El circulante disminuyó en un 64,5%. Entre diciembre del 2005 y diciembre del 2009, el Alto Tribunal de Casación pasó de 257 expedientes activos a 646 asuntos, lo que significó 388 casos más en cuatro años. Con el rediseño de los procesos que implicó la implementación de la Norma Gica: Organización del Despacho Judicial, al mes de agosto del presente año la Sala disminuyó 417 expedientes de su circulante, quedando activos 230 casos.
Otro de los logros de este Tribunal fue el alcanzar su punto más alto en reducción de los tiempos de tramitación, al establecerse hoy en día una duración de 4,3 meses en julio del 2010, frente a los 8,3 meses que se tomaba en promedio la gestión de un asunto en febrero del 2009. Según explicó el magistrado Rolando Vega Robert, de la Sala Segunda y coordinador del Proyecto GICA-Justicia, la meta es llegar a un tiempo de duración de 4 meses.
En los primeros siete meses y medio del 2010 ya se contabilización 1138 asuntos salidos, que equivalen al total de asuntos votados durante todo el 2008 y solo está a 216 expedientes de alcanzar los 1258 casos salidos en el 2009.
De acuerdo con el magistrado Rolando Vega Robert, el proyecto piloto que comprendió a la Sala Segunda y el Juzgado de Violencia Doméstica de Heredia inició en junio del 2009 y terminó el 31 de abril del 2010, con la acreditación de los despachos.
Tres meses después de obtener el sello de calidad estos resultados solo se logran “al evitar cuellos de botella, evitar tiempos muertos en las labores y funciones del equipo de trabajo de la Sala. Evitar la duplicidad de funciones y el compromiso de quienes laboramos para este órgano. Esos son factores fundamentales que llevaron al éxito y por supuesto tener un mayor conocimiento de lo que hacemos, cómo lo hacemos, controlar estos tiempos y el tomar las medidas necesarias cuando se detecta algún problema a través del trabajo de un equipo de calidad dentro de la propia estructura de la Sala, conformado por miembros de todas las áreas, lo que democratiza el proceso de calidad”, explicó Vega Robert.
El Presidente de la Sala Segunda, Orlando Aguirre Gómez, destacó el compromiso que asumió todo el equipo que labora en este alto órgano de casación judicial y la importancia de propiciar el impulso de esta herramienta de calidad como un cambio de cultura judicial hacia la excelencia y eficiencia del servicio que presta la institución.
“Convertirnos en uno de los dos primeros despachos con sello de calidad, ha tornado a la Sala Segunda en un órgano más eficiente frente a los usuarios, al mejorar sustancialmente los indicadores de trabajo en aspectos como el tiempo total de resolución final que ronda los 4,3 meses, así como la reducción en los tiempos de rotación de los expedientes y el circulante actual de la Sala, donde se mezcla un sistema de gestión de control e identificación de fallas en la tramitación, sino el factor humano comprometido con su labor”, puntualizó Aguirre Gómez.
De acuerdo con el Presidente de la Sala Segunda, las expectativas de este órgano judicial es llegar a la meta de establecer un tiempo de duración de los expedientes de 4 meses “…y consolidar este sistema como una cultura de gestión y administración dentro de la Sala Segunda, que debe impregnar a todos a los que transitoriamente estamos aquí como magistrados y a todo el personal, pues implica que tenemos que ser concientes de que debemos ser eficientes frente al usuario”.
Los alcances para el Alto Tribunal de Casación en materia laboral, de familia y notariado, lo llevan a propiciar mejoras fuera de su despacho, al identificarse fallas de su gestión que se generan en otros despachos como los Tribunales de Trabajo. De ahí que desde la Presidencia de este órgano, se impulsen gestiones para establecer una comunicación más cercana con estos despachos, para mejorar los tiempos en el envío de los expedientes a los que se plantean los recursos de casación.
Reto institucional
En aproximadamente un mes, el Poder Judicial asumiría las labores de orientación y dirección de los procesos de acreditación de calidad de los despachos judiciales interesados en aplicar la norma GICA, con la entrada en funcionamiento del Centro de Gestión de Calidad del Poder Judicial (CEGECA).
Este órgano técnico tendrá como competencia principal la administración de todos los procesos de acreditación que se desarrollen a nivel institucional, mediante acompañamiento y fiscalización del cumplimiento de los requisitos de la norma, para que finalmente sea el Sistema Nacional de Calidad y Acreditación (SINCA-Justicia), como órgano externo acreditador, verifique la norma y establezca su acreditación o no.
Actualmente, el CEGECA está por terminar el proceso de elaboración de informes y protocolos que se utilizarán para los despachos interesados en asumir el compromiso de calidad y la presentación final ante Eurosocial-Justicia, uno de los órganos que apoyaron la iniciativa al lado del Gobierno de Francia y el Poder Judicial de Costa Rica.
Personal que labora en la Secretaría de la Sala Segunda.
“Aquí hay una realidad absolutamente concreta. Si funcionó con estos dos despachos que ya están acreditados, lo lógico es que pueda también permear a otro tipo de despachos. A algunos les va a costar más que a otros, pero forma parte de un cambio de cultura institucional al que tenemos que ir dirigiéndonos con compromisos muy claros de querer realmente darle a la ciudadana un servicio público de calidad”, señaló el magistrado Rolando Vega.
Seis meses será el tiempo que requieren los despachos que inicien el proceso de acreditación, para obtenerla, la cual una vez acreditada, deberá renovarse cada dos años.
El Presidente de la Sala Segunda destacó que la eficiencia de éste órgano involucró el compromiso del equipo de trabajo y el impulso de una nueva herramienta de gestión y administración de calidad.
Proyección Internacional
Los logros del Proyecto GICA-Justicia, no terminan aquí. Un arduo trabajo aún está pendiente dentro del Sistema de Integral de Gestión de la Calidad.
Según explicó el magistrado Vega Robert, por ser un proyecto integral se está en la búsqueda de ayuda internacional para la creación de la Norma General de Gobierno Judicial, así como las normas GICA de Organización del Ministerio Público, de de la Defensa Pública, de las Oficinas Administrativas, de los Tribunales Constitucionales y de la Policía Judicial.
“Todos estos procesos pretendemos llevarlos a Cumbre Judicial Iberoamericana, con la finalidad de que Costa Rica pueda aportarle a otros países interesados toda esta experiencia y que esto les permita mejorar su realidad, un tema que ya se conoció y expuso en la Cumbre Judicial Iberoamericana en Uruguay y en sus talleres preparatorios. Recientemente Corte Plena aprobó mi participación y la del magistrado Román Solís Zelaya, coordinador nacional ante Cumbre Iberoamericana, que se realizará en setiembre en Paraguay, para formalizar el grupo de trabajo que asumirá la tarea de crear la Red Iberoamericana de Gestión para la Calidad de la Justicia (REGICA), como parte de Cumbre”, señaló Rolando Vega.
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